پلمب دفاتر تجاری یعنی اینکه دفاتر روزنامه و دارائی و دفتر کل و هر دفتری که داشتن آن را وزارت دادگستری لازم بداند، باید قبل از آن که چیزی در آن نوشته شود به وسیله نمایندگان اداره کل، ثبت مهر و پلمب شوند.
بر اساس ماده ۱۱ و ۱۲ قانون تجارت به شرح آئین‌نامه‌های مصوب ۱۰ خرداد ۱۳۱۳ و ۱۰ اسفند ۱۳۲۷ وزارت دادگستری، دفاتر باید در تهران به اداره ثبت شرکتها و در شهرستان‌ها به یکی از کارمندان ثبت که به نمایندگی اداره کل ثبت شرکت ها تعیین شده، قبل از آن که چیزی در آن نوشته شده باشد ارائه شود.
بیشتر بخوانید:
صفحات دفاتر مذکور باید دارای شماره ترتیب بوده و نخ کشی شده باشد. متصدی امر تمام صفحات آنرا شمارش و به مهر مخصوص ممهور می‌نماید، سپس تعداد تمام صفحات را در اول و آخر آن با تصریح به اسم و مشخصات تاجر صاحب دفتر، قید و اعداد را با تمام حروف نوشته و دو طرف آن را با مهر سربی که وزارت دادگستری تهیه نموده پلمب می‌نماید و خلاصه آن را در دفتر مخصوصی که در اداره ثبت موجود است به ترتیب تاریخ و ردیف معین ثبت می‌نماید.
دفتر کپیه احتیاجی به ثبت و پلمب ندارد.
تاجر وظیفه دارد پس از پلمب دفاتر تجاری، معاملات خود را در دفاتر ذکر شده به شرحی که فوقاً گذشت ثبت نماید. تراشیدگی و گذاشتن صفحات سفید بیش از آنچه که مورد احتیاج است مطابق ماده ۱۳ قانون تجارت ممنوع است. هرگاه اشتباهی در ارقام و یا موضوعی رخ دهد باید در ذیل دفتر و ستون مربوط توضیح دهند. تاجر موظف است از تمام آن دفاتر حداقل تا ۱۰ سال نگهداری نماید.