دفاتر تجاری چه اهمیتی دارند و به چند دسته تقسیم می‌شوند؟

دفاتر تجاری
دفاتر تجاری چه اهمیتی دارند و به چند دسته تقسیم می‌شوند؟

با توجه به اینکه تجارت، معاملات بزرگ و کوچکی است که همیشه تاجر انجام می‌دهد. بنابراین برای تاجر همیشه ضروری است که قیمت خرید اجناس خود را بداند تا در موقع فروش منافع خود را در نظر بگیرد و چون معاملات چه در موقع خرید و چه در موقع فروش ممکن است قسمتی نسیه باشد و یا مقداری از اجناس تحویل گرفته نشده باشد، قطعاً هر تاجری نیازمند یادداشت اعمال خودش است و این موضوع امر تازه‌ای نیست بلکه لازمه کار تجارت و از ابتدایی‌ترین ضروریات آن است.

منتهی در اثر توسعه امور تجارت، تجار مجبور بوده‌اند هر نوع معاملات خود را اعم از نقد و نسیه، بدهی و بستان و همچنین اجناس خود را هر یک در تحت عنوان مخصوصی یادداشت نمایند تا هر آن معلوم باشد دارائی آن‌ها در چه حدود بوده و قوه خریدشان تا چه اندازه است. به این جهت از خیلی پیشتر دفاتر تجاری معمول بوده است.

امروزه فن دفترداری در اثر احتیاج مقداری ترقی کرده و رشته مخصوصی برای این موضوع ایجاد شده و مدارس و دانشگاه‌های متعددی تأسیس گردیده است و تجار مجبور هستند که محاسبات خود را بصورت دقیق، مرتب و منظم داشته باشند. به این خاطر شرکتهای تجاری و یا بازرگانانی که توسعه عملیات آن‌ها زیاد است، ناچار هستند که واحد مستقلی به نام حسابداری ایجاد کنند که بعضی از آن‌ها دارای کارمندان متعددی‌اند که عموماً اطلاعات کاملی از فن حسابداری دارند.

قوانین مالیاتی نیز با توجه به دفاتر تجاری تجار، درآمد آن‌ها را تشخیص می‌دهد و مالیات متعلقه را تعیین می‌نماید.

قانون تجارت به جهت نظم امور تجاری و برای حمایت از طبقه تجار، آن‌ها را مکلف به داشتن دفاتر تجاری نموده تا اولاً در موقع ورشکستگی و سایر امور، جریان روشن باشد، ثانیاً به دفاتر تجارتی اعتبار مخصوص داده که سندیت داشته باشد زیرا خاصیت تجارت و بردن منفعت اغلب منوط به سرعت کار می‌باشد و اگر هر تاجری مجبور باشد معاملات خود را در دفاتر اسناد رسمی و سایر مراجع قانونی ثبت نماید باعث رکود کار او خواهد بود. از این جهت ثبت معاملات و اوضاع تجارتی در دفاتر تجارتی به خودی خود سند محسوب شده است.

طبق ماده ۶ قانون تجارت هر تاجری باستثناء کسبه جزء، مکلف است ۴ نوع دفتر تجاری داشته باشد:

  1. دفتر روزنامه
  2. دفتر کل
  3. دفتر دارائی
  4. دفتر کپیه

با ملاحظه ماده مزبور معلوم می‌شود کسبه جزء، از الزام به داشتن دفاتر تجاری معاف هستند زیرا حقاً کفاش یا خواربار فروش چون معاملاتشان جزئی است احتیاجی به داشتن این قبیل دفاتر نخواهد داشت.

چون قانون کسبه جزء، را هم جزء تجار دانسته منتهی آن‌ها را از تکالیفی که یکی از آن‌ها داشتن دفاتر تجاری است معاف دانسته و تفکیک کسبه جزء، به اوضاع و احوال روز بستگی دارد و به این خاطر قانون تجارت طبق ماده ۱۹ اجازه داد که وزارت دادگستری به موجب مقررات آئین‌نامه آن‌ها را تشخیص دهد و همانگونه که در مقاله معاملات تجاری گفته شد کسانی که فروش سالیانه آن‌ها صد و بیست هزار ریال یا کمتر باشد کسبه جزء محسوب شده‌اند و همانطور که تذکر دادیم لزوم تجدید نظر در تشخیص کسبه جزء، از تجار از طرف وزارت دادگستری ضروری است.

پیشه‌وران نیز از داشتن دفاتر تجارتی معاف هستند. پیشه‌ور کسی است که شخصاً یا به کمک افراد خانواده خود یا با کمک چند نفر شاگرد، استفاده از حرفه دستی معینی را به قصد انتفاع، شغل معمولی خود قرار دهد.

انواع دفاتر تجاری

دفتر روزنامه: به دفتری اطلاق می‌شود که تمام داد و ستد تجار و معاملات راجع به بروات و سفته‌ها و ظهرنویسی آن‌ها، همچنین تمام دیون و برداشت‌های تاجر برای مخارج شخصی در آن ثبت می‌شود. پس به محض انجام معامله و یا خرید و یا فروش جنس یا اوراق تجارتی و یا پرداخت وجه به کسی و یا خرید مال غیر منقول باید در دفتر مزبور ثبت شود والا امور تجارتی مختل و کنترل دارائی از دست تاجر خارج خواهد شد.

معمولا صفحات دفتر روزنامه تحت عنوان داین و مدیون (بستانکار و بدهکار) خط کشی شده و ستونی هم برای نقل به دفتر کل باید حتماً وجود داشته باشد.

دفتر کل: چون دفتر روزنامه به محض انجام معاملات با پرداخت و گرفتن وجوه برای جلوگیری از فراموشی ثبت می‌شود درهم بوده و به علت عدم فرصت، تفکیک نوع معاملات و حساب اشخاص ممکن نیست. از این جهت قانون مقرر داشته تاجر باید دفتر دیگری به نام دفتر کل داشته باشد که حداقل در ظرف هر هفته حساب هرکس و نوع هر معامله را جدا کرده و در صفحه مخصوصی ثبت نماید تا با مراجعه به آن تمام معاملات هر تاجر نسبت به هر موضوع و هرکس مشخص و معلوم شود. این دفتر که خلاصه دفتر روزنامه است و با ترتیب خاصی نوشته می‌شود همیشه مورد استفاده خواهد بود. اغلب دفتر کل پایان هر روز نوشته می‌شود.

دفتر دارائی: تاجر باید در انتهای هر سال بداند که میزان دارائی او چقدر است و در طی سال گذشته چه مقدار سود یا زیان داشته. به این خاطر ناچار است بیلان حساب تجارتی خود را داشته باشد. بنابراین قانون تجارت تنظیم دفتر دارائی را تا ۱۵ فروردین هر سال نسبت به سال قبل لازم و ضروری دانسته است.

دفتر دارائی استخراج از دفتر کل است و در آن تمام دارائی تاجر شامل  منقول و غیر منقول و مطالبات و دیون و وجه نقد شامل اینکه در صندوق موجود باشد یا در بانک‌ها ثبت می‌شود. فرقی که این دفتر با مابقی دفاتر دارد این است که تاجر می‌بایست ذیل آن را امضاء نماید و در حقیقت صحت مفاد آن را تصدیق کند و به این خاطر که از دفاتر مختلف استخراج می‌شود صحت انتقال و مطابقت آن باید با استحضار تاجر باشد

الزام به نگاهداری دفتری به نام دارائی بی‌فایده و در نظر اول ممکن است باعث اتلاف وقت باشد، زیرا عملاً تجار از دفتر کل استفاده می‌نمایند و همه ساله به نام تراز نامه از دفتر کل استخراج می‌نمایند که دارائی و سود و زیان تجارتخانه در آن قید شده است. ولی با در نظر گرفتن این که مقصود قانونگذار این است که بیلان عملیات و حتی ترازنامه همه سال تاجر در دسترس بوده و با نظر کلی در مواقع لزوم بتوان وضعیت تجارتی او را تشخیص داد، لزوم آن مشخص می‌شود.

دفتر کپیه: برای اینکه مراسلات و مکاتبات و قراردادهای تجارتی و همچنین مخابرات و صورتحساب‌های صادره مربوط به امور تجارتی که قانون نسبت به آن‌ها اهمیت خاص قائل است و سندیت داده شده در محلی متمرکز باشد، مقرر گردیده که تمام آن‌ها به ترتیب تاریخ در دفتر مخصوص ثبت و یا رونویس شود. باید در لفاف و پرونده‌های مخصوص به ترتیب تاریخ و در صورت امکان شماره، ضبط شود تا در زمان مراجعه بتوان به راحتی هر نامه را بدست آورد.

از دفتر کپیه که سابقاً معمول بوده می‌توان تعبیر به دفتر آندیکاتور نمود.

دفاتر دیگری که امکان دارد وزارت دادگستری داشتن آن را به جهت نظام امور تجارت لازم بداند (که البته ضمن آئین‌نامه معلوم خواهد شد) تجار ملزم به داشتن آن خواهند بود.

تاجر مختار است دفاتر دیگری نیز که مشخص جریان امور تجارتی و یا مربوط به احتیاج و یا حسن سلیقه تاجر در نگهداری حساب باشد، از قبیل دفتر صندوق که ورود و خروج روزانه وجوه نقد را معلوم می‌کند و یا دفتر ثبت بروات و سفته‌ها که تاریخ وصول و پرداخت آن‌ها در آن نوشته شود و یا دفاتر دیگری، علاوه بر دفاتر قانونی فوق، داشته باشد.

مشاوره رایگان درباره دفاتر تجاری چه اهمیتی دارند و به چند دسته تقسیم می‌شوند؟
۷۵۳۶۵ (۹۸۲۱+)


تاکنون ۰ دیدگاه برای "دفاتر تجاری چه اهمیتی دارند و به چند دسته تقسیم می‌شوند؟" ثبت شده است.